Accompagnement RGPD

Des outils concrets pour accompagner la mise en conformité des agences

Recensement des traitements, relations avec les clients et les prestataires, information des personnes, gestion des cookies, sécurité des données… L’application du RGPD soulève des questions spécifiques pour les agences conseil en relations publics.

Pour aider ses membres à structurer leur démarche, le SCRP leur propose un kit d’accompagnement adapté aux réalités de leur activité. Il associe des explications juridiques, des exemples concrets et des documents directement mobilisables par les agences.

Un accompagnement pratique et opérationnel

Le kit d’accompagnement RGPD comprend :

• 2 Deux guides pratiques pour comprendre et appliquer le RGPD :
• 11 vidéos de sessions explicatives animées par une avocate ;
• 22 livrables opérationnels : modèles-types, clauses contractuelles, registres, mentions d’information, politiques internes et outils pratiques.

Ces ressources permettent à chaque agence d’avancer progressivement, en adaptant les documents proposés à son organisation, à ses activités et aux traitements de données qu’elle met en œuvre.

Le RGPD pour les relations publics

Élaboré par le SCRP et le cabinet d’avocats Agil’IT, en partenariat avec l’AFCL, ce guide explique de manière accessible les principes du RGPD et leurs conséquences concrètes pour les agences.

Il aborde notamment la gouvernance des données, la tenue des registres, la conformité des traitements, les relations avec les clients et les prestataires, les droits des personnes, la sécurité des données, les sites internet et les cookies. Des chapitres spécifiques sont également consacrés aux activités de conseil en relations publics, aux affaires publiques et aux ressources humaines.

[BOUTON — Télécharger le guide « Le RGPD pour les PR »]

Le RGPD appliqué aux métiers des affaires publiques

Élaboré par le SCRP avec l’AFCL, l’A-CAP et l’APAP, en concertation avec la CNIL, ce guide de plus de 70 pages apporte des réponses opérationnelles aux problématiques propres aux activités d’affaires publiques.

Il traite notamment des cartographies de parties prenantes, des bases légales permettant de traiter les données, de la répartition des responsabilités entre les différents acteurs et de l’information des personnes concernées. Il précise en particulier les modalités permettant de respecter cette obligation d’information ainsi que les exceptions susceptibles d’être envisagées dans certaines situations.

[BOUTON — Télécharger le guide RGPD pour les affaires publiques]

Le Kit RGPD, un accompagnement étape par étape

1. Recenser les traitements de données
   Identifier les traitements réalisés par l’agence, préciser leurs finalités et compléter son registre en s’appuyant sur des trames et des exemples.
2. Clarifier les rôles et les responsabilités
   Déterminer si l’agence agit comme responsable de traitement, sous-traitant ou responsable conjoint, notamment dans ses relations avec ses clients, ses prestataires et les professionnels indépendants auxquels elle fait appel.
3. Sécuriser les relations contractuelles
   Encadrer le traitement et les échanges de données avec les clients, les prestataires et les sous-traitants, y compris en cas de transfert de données en dehors de l’Union européenne.
4. Informer les personnes et respecter leurs droits
   Rédiger les mentions d’information appropriées, recueillir le consentement lorsqu’il est nécessaire et organiser le traitement des demandes d’opposition ou de retrait du consentement.
5. Mettre en conformité le site internet
   Prévoir les mentions légales et les informations relatives à la protection des données, organiser la gestion des cookies et élaborer une politique dédiée.
6. Maîtriser les données collectées
   Vérifier que les données traitées sont nécessaires et proportionnées, encadrer le traitement des données sensibles et déterminer des durées de conservation, d’archivage et de suppression.
7. Assurer la sécurité et la confidentialité
   Définir les mesures de protection nécessaires et mettre en place une procédure permettant de réagir en cas de violation de données.
8. Formaliser les pratiques internes
   Élaborer les documents de référence de l’agence : processus d’analyse des traitements, charte informatique, politique de sécurité et règles internes de confidentialité.

Des modèles directement utilisables

Parmi les ressources proposées figurent notamment :

• des trames et exemples de registres des traitements ;
• une checklist « responsable de traitement / sous-traitant » ;
• des clauses à intégrer aux contrats conclus avec les clients et les prestataires ;
• des clauses relatives aux transferts de données hors de l’Union européenne ;
• des modèles de mentions d’information ;
• un modèle de politique de protection des données ;
• un modèle d’autorisation relative au droit à l’image ;
• des mentions légales et un modèle de politique relative aux cookies ;
• une politique de sécurité des données personnelles ;
• une procédure de gestion des violations de données ;
• une charte informatique et un code de bonne conduite.